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Titel
Text copied to clipboard!Front Office Koordinator
Beschreibung
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Wir suchen einen engagierten und professionellen Front Office Koordinator, der für die effiziente Verwaltung des Empfangsbereichs verantwortlich ist. In dieser Rolle sind Sie die erste Anlaufstelle für Kunden, Besucher und Mitarbeiter und tragen maßgeblich zur positiven Außenwirkung des Unternehmens bei. Sie koordinieren Termine, verwalten Anrufe und E-Mails und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Front Office. Darüber hinaus unterstützen Sie verschiedene administrative Aufgaben und arbeiten eng mit anderen Abteilungen zusammen, um eine optimale Kommunikation und Organisation sicherzustellen.
Zu Ihren Hauptaufgaben gehört die Begrüßung und Betreuung von Gästen sowie die Bearbeitung von Anfragen per Telefon und E-Mail. Sie sind für die Terminplanung und -koordination verantwortlich und stellen sicher, dass alle Besprechungsräume ordnungsgemäß vorbereitet sind. Zudem verwalten Sie den Posteingang und -ausgang und unterstützen das Team bei administrativen Tätigkeiten wie der Datenpflege und der Erstellung von Berichten.
Ein erfolgreicher Kandidat für diese Position verfügt über ausgezeichnete kommunikative Fähigkeiten, ein freundliches und professionelles Auftreten sowie eine hohe Serviceorientierung. Sie sollten in der Lage sein, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen und auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf zu bewahren. Erfahrung im Bereich Büroorganisation oder Kundenservice ist von Vorteil, ebenso wie Kenntnisse in der Nutzung von Bürosoftware und Kommunikationssystemen.
Wir bieten Ihnen eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem dynamischen Umfeld mit der Möglichkeit, Ihre organisatorischen Fähigkeiten weiterzuentwickeln. Wenn Sie eine strukturierte und serviceorientierte Arbeitsweise mitbringen und Freude am Umgang mit Menschen haben, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Begrüßung und Betreuung von Besuchern und Kunden
- Bearbeitung von Anrufen und E-Mails
- Koordination und Verwaltung von Terminen
- Vorbereitung und Organisation von Besprechungsräumen
- Verwaltung des Posteingangs und -ausgangs
- Unterstützung bei administrativen Aufgaben
- Pflege und Aktualisierung von Datenbanken
- Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen zur Optimierung der Abläufe
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung im Bereich Empfang, Büroorganisation oder Kundenservice
- Ausgezeichnete kommunikative und organisatorische Fähigkeiten
- Sicherer Umgang mit MS Office und anderen Büroanwendungen
- Freundliches und professionelles Auftreten
- Hohe Serviceorientierung und Teamfähigkeit
- Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen
- Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Wie gehen Sie mit mehreren gleichzeitigen Anfragen um?
- Welche Erfahrungen haben Sie im Bereich Kundenservice?
- Wie organisieren Sie Ihre täglichen Aufgaben?
- Wie reagieren Sie auf schwierige oder unzufriedene Kunden?
- Welche Bürosoftware haben Sie bereits genutzt?
- Wie würden Sie eine stressige Situation am Empfang bewältigen?
- Welche Maßnahmen ergreifen Sie, um eine effiziente Terminplanung sicherzustellen?
- Wie arbeiten Sie mit anderen Abteilungen zusammen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten?
